Tu Carrera, Nuestro Compromiso con la Excelencia

En Emapta, creemos que las carreras extraordinarias se construyen sobre oportunidades excepcionales.

Como especialista en outsourcing global, conectamos talento de primer nivel con empresas líderes en todo el mundo. Con más de 19 ubicaciones de oficinas estratégicas y una comunidad de más de 9,300 profesionales calificados, empoderamos a las personas para que alcancen su máximo potencial. Nuestro compromiso con el crecimiento, la innovación y la colaboración garantiza que prosperes en un entorno inclusivo y de apoyo donde tu éxito es nuestra prioridad. Únete a nosotros y descubre por qué Emapta es el empleador de elección para miles en todo el mundo.

Descripción del Puesto

Como Asistente Ejecutivo, proporcionarás apoyo tanto en el sitio como de forma remota a ejecutivos senior, asegurando operaciones sin interrupciones. Tu función incluye gestión de proyectos, coordinación de calendarios y reuniones, gestión de correos electrónicos y viajes, seguimiento de gastos, apoyo en relaciones con clientes y preparación de documentación. Te encargarás de tareas administrativas clave para mejorar la eficiencia y la productividad ejecutiva.

Descripción General del Puesto

Tipo de Empleo: Tiempo completo

Turno: Semi-flexible

Configuración Laboral: Híbrida, NCR

¡Te Esperan Beneficios Emocionantes!

• Cobertura de HMO con dependiente gratuito tras regularización
• Paquete salarial competitivo
• Arreglo de trabajo híbrido
• Ubicaciones de oficinas principales en Metro Manila (Fácil acceso a estaciones de MRT, restaurantes y bancos)
• Horario de trabajo semi flexible
• Capacitación ilimitada a través de los cursos de Emapta Academy (¿Quieres saber más? Visita https://bit.ly/EmaptaTrainingCalendar)
• Acceso gratuito 24/7 a nuestros gimnasios de oficina (Ortigas y Makati) con un entrenador de fitness físico gratis!
• Beneficios exclusivos de Emapta Lifestyle (descuentos en hoteles y restaurantes, ¡y más!)
• Oportunidades ilimitadas para incentivos de referidos de empleados en toda la organización
• Beneficios estándar del gobierno y de Emapta
• Total de 20 días de vacaciones anuales a usar a tu discreción (incluyendo 5 créditos convertibles a efectivo)
• Actividades de compromiso divertidas para empleados
• Mentoría y exposición a líderes y equipos globales
• Oportunidades de crecimiento profesional
• Ambiente de trabajo diverso y de apoyo

Las Cualificaciones Que Buscamos

• Al menos 5 años de experiencia comprobada como Asistente Ejecutivo, preferiblemente en industrias BPO o similares.
• Título de licenciatura o experiencia equivalente.
• Experiencia apoyando a ejecutivos de servicios y operaciones al cliente.
• Fuertes habilidades de gestión de proyectos con un historial comprobado de ejecución.
• Excelentes habilidades organizativas, analíticas y de gestión del tiempo.
• Habilidades excepcionales de comunicación verbal y escrita, con fluidez en inglés para los mercados de EE. UU., Europa y AU.
• Dominio de Microsoft Word, Excel, SharePoint, Outlook y PowerPoint.
• Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Capacidad para trabajar de forma autónoma, demostrando sólidas habilidades de gestión del tiempo.
• Capacidad para colaborar con diversos niveles de personal dentro de la organización.
• Flexibilidad en el horario laboral para acomodar las necesidades de los ejecutivos.
• Habilidades analíticas comprobadas, con la capacidad de interpretar datos y presentar información.
• Confianza en la toma de decisiones y capacidad para gestionar relaciones de alto nivel.
• Capacidad para trabajar bajo presión, adaptarse a entornos empresariales dinámicos y mantener profesionalismo y compostura.
• Dominio de Microsoft Office Suite, Google Workspace, Teams, PowerPoint y Canva.

Tus Tareas Diarias

Apoyo Estratégico y Ejecutivo

• Trabajar estrechamente con los ejecutivos para entender e implementar iniciativas estratégicas, asegurando la alineación con los objetivos organizacionales.
• Adaptarse, anticipar y responder a las estrategias y necesidades cambiantes del equipo de liderazgo y del departamento.
• Optimizar el flujo de trabajo organizando horarios, coordinando reuniones y priorizando tareas para maximizar el tiempo y enfoque ejecutivo.

Apoyo Administrativo

• Actuar como el punto de contacto principal entre ejecutivos, clientes y socios internos/externos.
• Preparar reuniones, incluyendo la organización de materiales, seguimiento de actas, monitoreo del progreso de los elementos de acción y revisión de correspondencia y otros documentos según sea necesario.
• Gestionar y clasificar correos electrónicos, archivar documentos apropiados y tomar acción sobre los elementos pendientes en consecuencia.
• Jugar un papel fundamental en la planificación y organización de eventos a nivel de división.
• Coordinar con proveedores y personal clave para asegurar artículos y servicios necesarios.
• Escribir, almacenar y difundir actas de reuniones mientras se asegura que los pasos de acción sean asignados y completados.

Comunicación y Correspondencia

• Recibir y filtrar las comunicaciones a los ejecutivos, incluyendo llamadas y correos electrónicos, priorizando aquellos que requieren atención inmediata.
• Investigar y responder a las comunicaciones de manera apropiada y oportuna.
• Formatear y preparar comunicaciones internas y externas como memorandos, correos electrónicos, presentaciones e informes.
• Actuar como un puente de comunicación entre el ejecutivo y las partes interesadas, demostrando liderazgo y excelencia en los procesos.
• Actuar como un enlace clave para los ejecutivos, asegurando una comunicación fluida con diversos departamentos, clientes y partes interesadas.
• Redactar, editar y gestionar documentos importantes, presentaciones y correspondencia adaptadas para el mercado estadounidense.
• Asistir a reuniones en nombre de los ejecutivos, proporcionar recomendaciones, ayudar en la planificación de acciones y ayudar a establecer criterios de rendimiento alineados con las estrategias comerciales.

Gestión de Viajes y Calendario

• Construir, liderar y organizar los horarios y reuniones de los ejecutivos.
• Coordinar y organizar reuniones, asegurando las notificaciones adecuadas a los asistentes.
• Reservar y gestionar arreglos de viaje, incluyendo vuelos, transporte y alojamiento.
• Mantener calendarios y horarios ejecutivos.

Informes y Documentación

• Evaluar la efectividad de las estrategias implementadas y recomendar mejoras.
• Preparar y presentar informes según lo solicite el gerente inmediato.
• Mantener un sistema de archivo eficiente y organizado, asegurando un fácil acceso a la información pertinente.
• Asistir en la compilación, revisión y presentación de informes sobre rendimiento, progreso de proyectos y métricas clave.
• Representar e informar en nombre del Director de Soluciones para Clientes cuando sea necesario.

Coordinación y Gestión de Proyectos

• Realizar proyectos especiales y otras tareas asignadas.
• Priorizar y gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
• Asegurar que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del alcance y del presupuesto.
• Monitorear hitos del proyecto, identificar áreas de mejora e implementar planes de acción para impulsar el éxito del proyecto.

¡Bienvenido a Emapta Filipinas!

Únete a un equipo que valora la camaradería, la excelencia y el crecimiento. Reconocida como una de las 20 Mejores Empresas de Sueño de los Filippinos en 2024, Emapta se enorgullece de estar junto a gigantes de la industria, ofreciendo estabilidad y emocionantes oportunidades de carrera. Tu carrera florece aquí con una compensación competitiva, clientes internacionales y una cultura centrada en la colaboración y la innovación. Trabaja con líderes globales en diversas industrias mientras disfrutas de un sólido sistema de apoyo y un desarrollo profesional inigualable. Empoderamos tu éxito en un entorno inclusivo y orientado al crecimiento.

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